Pour la facilitation de workshops, sprints, réunions en ligne ou pour l’animation de formations, impossible de basculer en ligne sans prendre en compte des paramètres qui changent complètement la donne. Le distanciel induit des spécificités, des points de vigilance comme des opportunités. 

Distance vs. présence : les principales différences

Le but premier d’un atelier de co-création est de réunir les expertises, la diversité des points de vue pour résoudre un problème ensemble ; celui d’une formation de permettre aux apprenants d’acquérir des compétences. A distance, il faudra baliser la conversation et encourager le collaboratif encore plus qu’en présentiel. En particulier : 

• prémâcher davantage le travail des participants 
• prévoir un temps d’onboarding et de formation des participants aux différents outils  collaboratifs nécessaires
• morceler certains temps longs pour permettre à chacun de souffler
• savoir que l’on aura encore moins de temps que d’habitude, le distanciel jouant systématiquement “contre la montre”

Nous avons repéré, avec notre communauté, les 8 choses qui changent lorsque l’on fait un atelier à distance : 

1. Tous les participants partagent le même écran, ce qui peut créer un effet de brouhaha. 
2. Le facilitateur a le pouvoir de ‘muter’ tout le monde en un clic ou de donner la parole :  il doit bien la répartir en prenant  en compte le confort de chacun. 
3. Les participants sont chez eux, dans un cadre plus intime qui apporte son lot de distractions et de déstabilisation. 
4. La proximité du mode présentiel est difficile à reproduire par écrans interposés, les icebreakers s’imposent, on vous donnera des idées.
5. L’effet miroir ou la caméra active incite chacun à se regarder lui-même ;  un comportement  naturel qui peut cependant nuire aux échanges et compliquer la tâche du  facilitateur. 
6. La courbe d’apprentissage des outils peut être longue pour certains, d’où la nécessité d’intégrer cet aspect avec les participants dans la préparation de l’atelier.
7. Le temps passe très (trop) vite et la fatigue arrive rapidement. Différente de celle expérimentée en présentiel, elle impose de calibrer et répartir autrement nos activités. 
8. La création de livrables est instantanée, via des outils qui offrent un support visuel à la pensée. Les participants y contribuent facilement, ce qui fait gagner du temps. 
9. Préparer la suite et gérer le mélange présentiel/à distance est très important : que garder dans le futur, maintenant que l’on a goûté aux bénéfices des conversations à distance ?

Les cartes sont donc complètement rebattues, avec le défi stimulant de reproduire l’enthousiasme créé par les ateliers en présentiel. Comment encourager la créativité et la productivité derrière les  écrans ?

Facilitation en ligne : quelques points de vigilance

Que ce soit pour lancer un Sprint à distance, tester une solution, animer une série de réunions ou une formation en ligne, il faudra prendre en compte trois éléments : 

• les modalités de la conversation diffèrent radicalement 
• ce nouveau mode de communication et d’interaction perturbe les participants 
• de nouvelles contraintes techniques bouleversent l’ensemble du processus.

Nous avons repéré deux grands points d’attention à suivre tout au long de la conduite d’un atelier.

Prendre garde au miroir tendu par nos caméras 

Notre comportement naturel nous pousse à nous regarder, à vérifier régulièrement notre image à l’écran, si on est sous le bon profil, si on nous a vu bâiller… Cela ajoute encore à la fatigue attentionnelle de chacun. Repérez les Narcisse et distrayez-les de leur propre image pour les ramener au cœur des échanges. En tant que facilitateur, faites attention à ne pas tomber dans le panneau ! 

Se battre contre les passagers clandestins… et ne laisser tomber personne 

En ligne, surtout en grand groupe, il est plus facile de se cacher, ne pas allumer sa caméra, mettre son micro en silencieux et… faire autre chose. La tendance au passager clandestin, bien connue en atelier, est décuplée ! Facilitateurs et formateurs doivent redoubler d’efforts pour percer ce mur invisible et s’assurer que personne n’est oublié, qu’il le souhaite ou non. 

Avantages et opportunités d’une session à distance

Les ateliers à distance offrent aussi des avantages immédiats qu’il faut savoir mettre à profit :

• Il est plus facile de réunir les bonnes personnes – notamment les décideurs – au bon moment, un facteur clé de succès pour les ateliers, réunions ou Sprints. On peut caler plus aisément des sessions courtes et récurrentes, même avec des participants dispersés aux quatre coins du monde. 
• La distance réduit la logistique… et les coûts liés. Il faut toutefois veiller à ne pas perdre les bénéfices induits par la réunion dans un tiers-lieu : sortir du cadre habituel, se rencontrer, libérer de l’espace mental pour les activités créatives…
• La division de l’écran en fenêtres de taille égale met tout le monde au même niveau : la prise de parole de chacun s’en trouve facilitée,  la pression hiérarchique atténuée. 
• Les participants peuvent être sollicités rapidement avec un simple vote à main levée ou via des outils comme Mentimeter pour faire réagir le groupe ou prendre la température.
• Les livrables sont produits en temps réel. Travaillant directement en numérique, les participants contribuent naturellement à l’élaboration de la restitution.  Plus clairs, les livrables sont facilement réutilisables : pas de Post-its qui tombent, de papiers oubliés, de paperboards illisibles…
• Via la messagerie instantanée, le facilitateur peut corriger le tir facilement, sonder en toute discrétion les participants timides ou rappeler les règles à ceux qui ont tendance à s’imposer sans les mettre dans l’embarras par rapport au groupe.
• Il est facile d’encourager des activités individuelles offline et de varier les formats. Les participants apprécieront de travailler de leur côté pendant un temps calme puis de revenir restituer leurs idées avec leur groupe.

Faciliter à distance implique la prise en compte de nouveaux éléments. Cela peut déstabiliser mais aussi vous stimuler : une logistique allégée, des participants plus disponibles,  des livrables instantanés  : à vous de mettre à profit ce nouveau format pour décupler la puissance de vos sessions. Car le plus important ne change pas : vos participants sont les mêmes, vos buts identiques, et après tout, c’est l’essentiel ! 

La semaine prochaine, découvrez comment sécuriser les aspects techniques d’un atelier à distance et bien vous préparer en amont.  

A voir aussi  sur la facilitation à distance : 

• Bien  se préparer
• Engager les conversations et les participants pendant
• L’intégralité du webinar du Laptop sur la facilitation à distance