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Faciliter et animer à distance 2/3 : bien se préparer

08 dcembre 2020

Par Le Laptop

Les ateliers et formations en ligne se multiplient avec des contraintes nouvelles pour les facilitateurs. Configuration technique, prise en main des outils, adaptation des formats : tous nos conseils pour bien vous préparer.

 

Une fois les spécificités des ateliers en ligne identifiées, une préparation renforcée vous permettra de ne rien laisser au hasard pour  faire de la distance votre allié.

Sécurisez les aspects techniques en amont

Le rôle des outils est double : permettre au facilitateur de mieux remplir son rôle, mais surtout aider les participants. La préparation sert à réduire la friction générée par les écrans. Pour maximiser l’expérience et accompagner les participants, vous pouvez notamment leur proposer :

  • un guide des outils qui seront utilisés et une invitation à les installer en amont ;
  • des bonnes pratiques techniques : vérifier sa connexion, passer en Ethernet (ou connexion filaire plus perforante que le Wifi), désactiver ses notifications pendant l’atelier…
  • des articles et conseils pour aborder le sujet en amont de l’atelier.

Plus encore qu’en présentiel, vous allez devoir tout préparer : vos canevas ou boards en ligne créés et prêts à être remplis, les consignes notées directement dans l’outil, votre déroulé tiré au cordeau. Cela dit, ne faites pas (trop) confiance à vos outils : prévoyez des plans B si jamais l’un d’entre eux s’avérait inutilisable.

Voici quelques bonnes pratiques de préparation technique : 

  • Faire manipuler les outils avant l’atelier. La courbe d’apprentissage pouvant être longue pour certains, une prise de contacts en amont permet de gagner du temps.
  • Imposer une configuration technique optimale. Les performances de l’ordinateur, la connexion internet, la configuration de l’écran peuvent se révéler des facteurs excluants au sein d’un groupe. D’où l’importance d’insister en amont pour que les participants s’installent au mieux de leurs capacités. 
  • Organiser l’espace de travail du facilitateur. Deux écrans apportent un confort  appréciable : un écran avec caméra affichant les vidéos des participants et votre support de présentation ; un autre pour les documents de travail et outils (sondages, agenda minuté de la journée, messagerie instantanée…).
  • Préparer des supports de présentation et canevas autoportants. La présentation des activités sur les boards numériques doit être très explicite et pédagogique pour éviter inertie et ralentissement. En préparant des canevas à l’avance, avec des gommettes, post-its virtuels, etc. on gagne en fluidité. Si  vous utilisez des boards en ligne, pensez à verrouiller tous vos éléments de structure pour éviter les mauvaises manipulations !

Choisissez les bons outils

Les outils constituent les canaux par lesquels s’établit la relation avec les participants, donc la condition principale du succès. Nous avons échangé quelques noms d’outils avec les participants lors de notre webinar sur la facilitation à distance, mais, au-delà des préférences de chacun, ce sont ses conditions d’utilisation qui importent. Privilégiez des outils :

  • facilement accessibles (par lien, sans login, disponibles à l’avance) ; 
  • facilement utilisables ou déjà utilisés en interne ;
  • essentiels à l’interaction et ne la compliquant pas inutilement.

Pour reproduire voire améliorer les conditions d’un atelier en présentiel, nous avons besoin de cinq fonctions essentielles. Voici pour chacune, quelques outils testés et recommandés par la communauté du Laptop :

  • Communication : Zoom, Jitsi, MS Teams, Discord… 
  • Collaboration & brainstorming : Mural, Miro, Google Jamboard, Blackboard…
  • Prototypage & wireframing en ligne : Figma 
  • Quiz & jeux : Klaxoon, Mentimeter, Kahoot…
  • Chat : Slack

Comme souvent dans un atelier, le plus simple est ce qui fonctionne le mieux : il ne sert à rien de forcer un nouvel outil si les participants sont plus familiers avec un autre. Moins de temps d’apprentissage = moins de friction = plus de temps pour l’essentiel !

Plus que jamais essentielle à la réussite de votre atelier, la préparation peut aller jusqu’à modifier le format, la structure, le déroulé de vos sessions.

Méfiez-vous des grands groupes

Le fait de ne pas avoir besoin d’une salle pour asseoir tout le monde ne signifie pas que nous pouvons gérer un groupe de 150 personnes ! Au-delà de 6 participants, mieux vaut considérer le renfort d’un autre facilitateur. De manière générale, préférez des ateliers à  3, 4 ou  5 maximum et, si  vous devez gérer un grand groupe, répartissez les participants en sous-groupes ou « salles ». 

Pour des raisons techniques, évitez de dépasser 20 personnes en simultané sur les boards ou outils sous peine d’augmenter les risques techniques. Globalement, la taille des groupes doit se rapprocher de celle adéquate en présentiel.

Raccourcissez les durées

L’écran augmente les frictions : c’est votre pire ennemi. Animer un Design Sprint ou un atelier intensif est déjà éprouvant, mais à distance, tout peut se compliquer très vite, certains exercices prenant  jusqu’au double de temps habituel en présentiel !
Notre conseil : découper les journées de travail. L’aspect immersif en souffrira, mais le jeu en vaut la chandelle : le travail sera plus qualitatif, les participants plus motivés. Au-delà de 2 heures consécutives, faites des pauses plus fréquentes pour alléger la fatigue mentale en insistant sur le besoin de déconnexion des participants pendant celles-ci.

Pensez aux formats hybrides 

Si certains ateliers sont plus complexes à faciliter à distance, ils peuvent être adaptés en privilégiant les formats hybrides.
Par exemple :

  • explication de l’exercice et restitution tous ensemble en visio 
  • travail en petits groupes dans des « salles » de travail 
  • travail individuel hors-ligne pour l’idéation 
  • préparation des ateliers en asynchrone ou en format « devoirs à la maison » entre deux ateliers
  • etc.

Certaines personnes sont très réceptives aux  nouveaux formats, d’autres moins à l’aise…  Le plus important demeure : les écouter et s’adapter ! Au-delà des contraintes techniques, le bon format est, comme toujours,  celui qui convient aux participants.

 

Retrouvez, la semaine prochaine, nos conseils pour animer à distance et tirer le meilleur parti de ce format à distance.

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