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7 astuces pour bien organiser un atelier collaboratif
Photo de Carole Laimay
Carole Laimay

Quand on débute dans la facilitation d’ateliers, il est facile de se perdre et de ne pas savoir quoi préparer. Voici quelques astuces pour cadrer votre prochaine session !

1/ Bien prendre le brief

Pour bien débuter et être sûr·e d’avoir toutes les informations nécessaires à une préparation d’atelier optimale, la première chose à faire est d’échanger sur le cadre de la mission et le but de l’atelier. Voici quelques exemples de questions que vous pourriez poser à votre commanditaire et qui vous aideront à bien le structurer : 

  • dans quel but cet atelier est-il prévu ?
  • quelles sont les personnes qui participeront ?
  • combien de temps (et de budget si vous êtes externe) est alloué à cet atelier ?
  • avec quoi les personnes doivent ressortir de l’atelier ? quels tâches et/ou livrables ?
  • quel est l’état d’esprit et la situation dans laquelle se trouvent les équipes ?
  • etc…

A vous de compléter ! D’ailleurs, pour un brief ultra complet, je vous conseille la partie dédiée à ce sujet dans le livre de Pauline Thomas “Le Design Sprint en pratique”. Beaucoup de questions y sont listées, elles vous seront utiles pour votre brief d’atelier également.

2/ Se renseigner sur les conditions pratiques

Avant de réfléchir aux types d’exercices qu’on va prévoir dans notre déroulé, on doit d’abord s’intéresser aux contraintes imposées. En effet, on ne proposera pas les mêmes animations si on a 5 personnes présentes que si on en a 30. Il est donc important d’avoir toutes ces données quand on pose les questions pendant le brief.

Il se peut en effet que le client nous laisse carte blanche sur les conditions mais souvent il a des choses imposées qui relèvent souvent de la politique dans l’entreprise. A nous de nous adapter !

Demandez à savoir comment est la salle, quels seront les horaires, le nombre de personnes, l’historique du projet, etc… Vous pourrez ainsi lui faire des propositions d’ajustement si vous pensez que c’est nécessaire. Par exemple, on a prévu une salle trop petite ou pas assez de temps pour avoir un rendu de qualité. Le fait d’avoir toutes ces informations vous permettra de viser au plus juste sur votre déroulé.

3/ S’adapter aux personnes invitées

Un des éléments primordiaux dans la préparation est de savoir qui sera à votre atelier. Soit c’est vous qui avez suggéré des personnes et vous maîtrisez en partie la situation, soit c’est le client qui a décidé et qui vous indique la liste des participant·es.

A minima, il faut que vous ayez la liste des personnes avec leur nom et leur fonction dans l’entreprise et au sein du projet. Dans le meilleur des cas, vous avez préparé le terrain et pris le temps d’échanger 15min avec chacun·e et voir quels sont les attentes et les freins à envisager. Je vous conseille d’ailleurs de réaliser ce temps d’échange si vous sentez que la situation est tendue dans l’environnement dans lequel vous intervenez. Cela évitera les mauvaises surprises le jour J (on s’en reparle dans le point 7).

De même, essayez de voir si vous avez affaire à des personnes dirigeantes qui n’ont pas l’habitude des ateliers ou à des personnes dans les métiers de la création qui adorent dessiner. Un peu cliché mais vous n’allez probablement pas proposer les mêmes types d’activités : des choses un peu plus classiques pour les premières et des activités plus créatives pour les secondes.

4/ Penser aux livrables très rapidement

Avant de s’intéresser aux exercices que l’on va proposer le jour J, il faut penser d’où on part et où est-ce qu’on veut emmener les personnes en fin d’atelier. Un peu comme quand on programme un trajet, on connaît le point de départ et l’arrivée avant tout. En effet, si l’on a besoin de faire un atelier, c’est qu’on a un objectif à atteindre. L’objectif doit être clair lors de la prise de brief afin que vous puissiez décider avec quel type de livrable les personnes repartent de l’atelier. Par exemple, un livrable peut-être “le top 3 des idées générées pour répondre à la problématique x” ou bien “le plan d’action pour travailler sur le sujet y”.

Une fois que vous savez d’où vous partez et où vous allez, vous allez (enfin !) pouvoir voir quel type d’exercices vous allez proposer pendant votre atelier. 

5/ Prévoir son déroulé d’atelier

Souvent, on a envie d’aller directement à cette étape sans prendre le temps de bien réaliser toutes les précédentes qui sont primordiales pour bien mener celle-ci.

Bien choisir ses exercices n’est pas chose facile : combien de temps l’exercice dure-t-il ? pour combien de personnes ? avec quels éléments en ressort-on ? comment faire pour qu’il s’enchaîne bien avec les autres exercices ? Autant de questions auxquelles on ne pourra pas répondre dans cet article car il faudrait une formation complète et des années d’expertise pour pouvoir être juste… Et encore ! Chaque facilitateur/facilitatrice aura une approche différente !

En revanche, il est important de penser son déroulé comme une suite logique avec des exercices qui vont se servir les uns les autres. Si on fait un exercice 1, il servira le 2 et ainsi de suite. Ceci afin de servir l’objectif final qui aura été fixé lors du brief.

Pour vous aider à y voir plus clair dans les exercices que vous pouvez réaliser, j’ai créé une base de données qui répertorie des sites avec des exercices et des canvas à utiliser pendant ses ateliers ainsi qu’un article qui détaille mes livres préférés avec des outils détaillés à utiliser.

Maintenant, il faut se lancer et tester ! Le meilleur moyen d’y arriver est de pratiquer. Si on débute et qu’on ne se sent pas à l’aise, on peut demander à un·e professionnel·le plus expérimenté·e de nous mentorer ou d’aller observer l’un de ses ateliers.

6/ Préparer son matériel en avance

Une fois que le déroulé est clair, pensez à préparer tout le matériel utile pour le jour J ! Les stylos, post-it et autre petit matériel sont à prévoir mais pensez aussi à dessiner en avance les éléments qui seront présents sur vos paperboard par exemple. Un tableau pour un plan d’action, un dessin sur lequel les personnes devront coller des post-it… Si cela vous fait gagner du temps et qu’il n’est pas nécessaire de dévoiler la suite du contenu “en live”, préparez un maximum de choses !

Pensez également à prendre de quoi prendre des notes ainsi que des photos des productions réalisées. Cela vous sera bien utile lorsqu’il faudra rédiger le compte rendu de l’atelier !

7/ Penser aux imprévus, on travaille avec de l’humain

Dernier point mais qui peut tout chambouler ! Comme on travaille avec des humains, on ne peut pas tout maîtriser. Est-ce qu’on va pouvoir avancer aussi vite que prévu ou faudra-t-il s’arrêter sur des points cruciaux pendant l’atelier ? Y-aura-t-il des personnes qui seront plus ou moins bavardes ? On a beau cadrer tous les exercices et gérer la dynamique de groupe, parfois, il faut s’adapter à la situation en temps réel et réajuster. Place à notre part d’improvisation mais préparée ! Je vous conseille donc de prévoir des plans B si jamais tout ne se passe pas comme prévu. Par exemple, vous ne savez pas si l’exercice 2 va prendre plus ou moins de temps car c’est une discussion importante mais qui dépendra de ce que vous diront les personnes présentes. Si cette activité va vite, vous avez prévu un exercice 3 long et si elle prend du temps ce sera un exercice 3bis plus court ou on sautera directement à l’exercice 4. 

Je vous conseille donc d’être à l’écoute de la dynamique du groupe que vous avez à gérer et de l’importance des sujets à traiter plutôt que de vouloir tenir son programme coûte que coûte. Ce qui compte est le résultat final et non d’avoir réalisé tous les exercices prévus.

Si ces 7 points vous rappellent quelque chose, sachez qu’ils sont inspirés des 7P présents dans le livre “Gamestorming”. Je vous propose d’ailleurs un canva de préparation de ces 7P à télécharger ici

Si vous voulez creuser le sujet, vous pouvez visionner le Design Bento Box “comment créer des ateliers UX ?” ou pour aller encore plus loin, vous pouvez vous inscrire à la formation du Laptop dédiée à la facilitation d’ateliers.

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Brad Frost

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